Mindblowing N.V.

 

 

Interactieve sessie: management
Virtuele vergaderingen: intelligent management

Casestudyvragen (blz. 10)

1. Een consultancybureau heeft voorspeld dat door video- en webconferencing zakenreizen zullen verdwijnen. Ben je het hiermee eens? Waarom of waarom niet?

- Zakenreizen zullen niet geheel verdwijnen; videoconferencing is namelijk minder persoonlijk.

- Het aantal zakenreizen zullen wel verminderd worden, omdat er mensen zijn die de voorkeur hebben voor virtuele vergaderingen; deze manier van vergaderen is een stuk goedkoper.

 

2. Wat is het verschil tussen videoconferencing en tele-aanwezigheid?

- Teleaanwezigheid streeft ernaar om de gebruikers het gevoel te geven dat zij echt op een andere locatie dan hun eigen locatie bevinden. Bij videoconferencing is dit niet zozeer het geval.

3. Hoe levert videoconferencing waarde aan een bedrijf? Licht je antwoord toe.

- Een bedrijf kan efficiënter vergaderen.

- Kosten kunnen worden bespaard door minder te reizen.

- Het is een oplossing op maat voor een bedrijf; videoconferentie kan gebruikt worden hoe het bedrijf dat zelf wil.

- Videoconferenting kan met een tal van andere apparaten gebruikt worden. Daarnaast kunnen documenten en presentaties eenvoudig gedeeld worden.

 

4. Als je de leiding had over een klein bedrijf, zou je er dan voor kiezen om met videoconferencing te werken? Welke factoren zou je mee laten wegen in je beslissing?
Wij zouden kiezen voor videoconferenting in ons bedrijf. Het heeft namelijk een tal van voordelen (zie ook de genoemde punten bij opdracht 3).

- Factoren die meewegen: wordt er veel vergaderd in het buitenland? Bespaard het veel kosten? Wat zijn de onderwerpen van de vergaderingen? Virtueel vergaderen is natuurlijk een stuk onpersoonlijker.

 

MIS in actie (blz. 11)

1. Noem en beschrijf de voorzieningen voor het midden- en kleinbedrijf en voor grote bedrijven. Hoe nuttig is WebEx? Hoe kan dit bedrijven helpen tijd en geld te besparen?
Vooraf:
- Men kan profiteren van deskundige planning en voorbereiding.

- Advies krijgen over de beste praktijken.

- Experts kunnen helpen met het evenement. Hierbij kunt u denken aan planning en inschrijving.

Tijdens:

- Laat uw expert producent antwoord vragen, polls beheren en luidsprekers voor u ondersteunen.
Achteraf:

- U kunt achteraf de opname voor referentie of on-demand training bekijken.

- U kunt de inschrijving en genodigde rapporten ontvangen

Webex is een erg nuttige site. Men kan op een gemakkelijke manier virtuele vergaderingen bijstaan en organiseren. Het kan een bedrijf helpen om geld te besparen; er hoeven geen zakenreizen geboekt te worden.

 

2. Vergelijk de videovoorzieningen van Compare WebEx met de videoconferencingvoorzieningen in deze case.

- In de casus zijn zelfs gratis mogelijkheden met behulp van internet zoals videoconferencing via skype en ooVoo mogelijk. Nadeel: alleen kunnen communiceren met mensen die hetzelfde systeem gebruiken.

- Klanten en partners bereiken is goed mogelijk bij videoconferencing. Dit kan op een handige en snelle manier.

- Handig voor trainings- en verkooptransacties. Deze producen stellen deelnemers in staat om documenten en presentaties te delen in combinatie met audioconferencing en live video via webcam.

 

3. Beschrijf de stappen van het voorbereiden van een webconferentie in vergelijking met die voor een gewone vergadering.

Gewone vergadering:

1. Locatie vaststellen

2. Tijdstip vaststellen

3. Audiovisuele apparatuur regelen

4. Andere benodigdheden regelen, zoals lunch in de pauze en een kopje koffie.

5. Uitnodigingen versturen

6. Zakenreizen regelen

7. Ontvangst van de mensen die gaan vergaderen

 

Webconferentie:

1. Bouw een registratiepagina

2. Een tijd vaststellen van de vergadering

3. Uitnodigingen versturen

4. Open de pagina waar de online vergadering plaats gaat vinden

5. Webcam aanzetten